Cửa hàng nhỏ bán qua nhiều kênh thường có ba việc dữ liệu lặp đi lặp lại: gom tệp đơn mỗi kênh về một mẫu chung, giữ mã hàng thống nhất cho từng màu, từng cỡ, và tính tồn kho từ phiếu nhập, phiếu xuất. Cả ba đều làm được trên bảng tính với công thức do AI giúp viết, miễn câu lệnh nói đủ cấu trúc và có cách kiểm sau mỗi bước.
Bài này là bộ câu lệnh mẫu cho admin bán hàng và thủ kho ở cửa hàng, xưởng nhỏ chưa dùng phần mềm quản lý kho hoặc dùng phần mềm nhưng vẫn phải tổng hợp ngoài. Không bàn chuyện chọn phần mềm, không bàn phân tích doanh số; phần đó có ở danh mục thiết kế bảng và ở trang AI Phân Tích. Các tên hàng, số lượng trong bài là ví dụ giả định.
Gom tệp đơn từ nhiều kênh: bắt đầu từ bảng ánh xạ cột
Mỗi kênh bán, dù là sàn thương mại điện tử, trang bán hàng riêng hay sổ đơn tự ghi, xuất tệp với cột khác nhau: kênh này gọi "Tên sản phẩm", kênh kia gọi "Phân loại hàng"; kênh này tách tỉnh, phường, kênh kia gộp cả địa chỉ một ô. Muốn có một bảng đơn chung, đừng chép tay. Bước đầu tiên là liệt kê tên cột của từng tệp xuất, chỉ dòng tiêu đề, và mẫu chung bạn muốn.
Câu lệnh: "Có ba tệp xuất đơn từ ba kênh, dưới đây là dòng tiêu đề của từng tệp. Mẫu chung gồm các cột: Kênh, Mã đơn, Ngày đặt, Mã hàng, Tên hàng, Phân loại, Số lượng, Giá bán, Trạng thái. Lập bảng ánh xạ: với mỗi cột của mẫu chung, ghi tên cột tương ứng ở từng kênh và cách biến đổi nếu cần. Cột nào kênh không có, ghi KHÔNG CÓ. Không đoán nghĩa của cột có tên mơ hồ, ghi CẦN HỎI."
Bảng ánh xạ AI trả về là bản nháp. Mở một tệp mẫu của từng kênh, xem vài dòng thật để xác nhận nghĩa từng cột: cột "Giá" là giá niêm yết hay giá sau giảm, "Số lượng" có tính hàng tặng không, trạng thái "Hoàn thành" của kênh này có tương đương "Đã giao" của kênh kia không. Những quyết định này bạn chốt, ghi vào bảng ánh xạ, và dùng chúng làm căn cứ cho mọi lần gom về sau.
Từ bảng ánh xạ sang công thức gom đơn
Khi bảng ánh xạ đã chốt, chuỗi câu lệnh sau dựng được trang đơn chung. Làm trên tệp mới, mỗi kênh dán vào một trang riêng giữ nguyên định dạng xuất.
- "Mỗi kênh có một trang tên K1, K2, K3, dữ liệu dán nguyên từ tệp xuất, tiêu đề ở dòng 1. Viết công thức cho trang Chung lấy đủ các cột theo bảng ánh xạ, kênh nào trước ghép xuống dưới kênh đó."
- Nếu dùng Excel đời mới hoặc Google Sheets, AI có thể đề xuất ghép mảng dọc bằng VSTACK hoặc dấu ngoặc nhọn kèm dấu chấm phẩy trong Google Sheets; với bản cũ hơn, hỏi cách dùng Power Query để gộp, ổn định hơn công thức dài.
- "Thêm cột Kênh ghi K1, K2, K3 theo nguồn để lọc được về sau."
- "Chuẩn hoá cột Trạng thái về bốn giá trị: mới, đang giao, đã giao, huỷ, theo bảng quy đổi sau." Dán bảng quy đổi trạng thái đã chốt.
- Kiểm: số dòng trang Chung bằng tổng số dòng ba trang kênh; tổng Số lượng và tổng Giá bán từng kênh trên trang Chung bằng tổng tương ứng ở trang kênh.
Nếu một kênh xuất mỗi dòng là một đơn còn kênh khác mỗi dòng là một mặt hàng trong đơn, nói rõ trong câu lệnh. Đây là chỗ hay gây đếm sai số đơn sau khi gom. Thường nên đưa tất cả về mức mặt hàng, rồi đếm đơn bằng số mã đơn khác nhau.
Mẫu đặt mã hàng cho biến thể màu, cỡ
Vấn đề. Một mẫu áo có ba màu, bốn cỡ là mười hai món khác nhau trong kho. Nếu chỉ có một mã chung, bảng tồn kho không cho biết còn bao nhiêu áo đen cỡ M. Nếu mỗi kênh đặt mã biến thể một kiểu, gom đơn xong cũng không cộng được.
Câu lệnh đặt quy ước. "Cửa hàng bán quần áo, mã gốc dạng chữ cái kèm ba chữ số. Đề xuất quy ước mã biến thể ghép mã gốc, màu, cỡ, ngắn gọn, không dấu, không khoảng trắng, dễ đọc bằng mắt. Kèm bảng viết tắt màu không trùng nhau cho các màu: đen, trắng, be, xanh rêu, xanh dương, đỏ đô." Đọc kỹ bảng viết tắt: AI có thể cho hai màu cùng chữ viết tắt nếu không được nhắc rõ "không trùng".
Câu lệnh sinh mã hàng loạt. "Trang SanPham có cột Mã gốc, Màu, Cỡ. Viết công thức tạo cột Mã biến thể theo quy ước trên, dùng bảng viết tắt màu ở trang VietTat." AI thường dùng dò tìm cho màu và ghép chuỗi với dấu gạch.
Câu lệnh ánh xạ phân loại của từng kênh. "Cột Phân loại ở tệp kênh K1 ghi dạng 'Đen, M', kênh K2 ghi 'M - Đen'. Viết công thức tách màu và cỡ ra hai cột ở cả hai dạng, rồi ghép thành mã biến thể." Kiểm bằng cách lọc những dòng tạo ra mã không có trong trang SanPham.
Mẫu dựng bảng nhập xuất tồn trên bảng tính
Bảng nhập xuất tồn đơn giản nhất gồm ba trang: Nhap (mỗi dòng một lần nhập), Xuat (mỗi dòng một lần xuất, có thể lấy từ trang đơn đã giao), và Ton (mỗi dòng một mã hàng). Các câu lệnh mẫu cho từng phần:
| Phần cần dựng | Câu lệnh mẫu (rút gọn) | Cách kiểm |
|---|---|---|
| Tồn đầu kỳ | "Trang Ton có cột Tồn đầu nhập tay từ lần kiểm kê gần nhất." | Khớp phiếu kiểm kê đã ký |
| Tổng nhập trong kỳ | "Cộng Số lượng ở trang Nhap theo Mã hàng, ngày trong khoảng ô [B1] đến [B2]." | Tổng cột này bằng tổng trang Nhap trong kỳ |
| Tổng xuất trong kỳ | "Cộng Số lượng ở trang Xuat theo Mã hàng, trong cùng khoảng ngày, bỏ dòng trạng thái huỷ." | Tổng cột này bằng tổng đơn đã giao trong kỳ |
| Tồn cuối | "Tồn cuối bằng tồn đầu cộng nhập trừ xuất; đánh dấu ô âm." | Không có ô âm; ô âm là thiếu phiếu nhập hoặc sai mã |
| Mã lạ | "Liệt kê mã ở trang Nhap hoặc Xuat không có trong trang Ton." | Danh sách rỗng |
| Hàng sắp hết | "Đánh dấu mã có tồn cuối dưới mức tối thiểu ở cột [Mức tối thiểu]." | So vài mã bằng cách đếm thực tế trên kệ |
Tồn âm là tín hiệu quý, đừng sửa bằng cách gõ đè số. Nó cho biết có lần xuất mà không có lần nhập tương ứng trên bảng: quên nhập phiếu, nhập sai mã biến thể, hay hàng chuyển từ kho khác chưa ghi. Truy đúng nguyên nhân, sửa ở phiếu gốc. Khi kho có nhiều điểm, nhiều người cùng ghi, cần nghĩ đến phần mềm quản lý; nghiệp vụ đối soát và kiểm soát kho có ở trang AI Kiểm Soát.
Mẫu xử lý đơn huỷ, đơn hoàn để tồn kho không lệch
Vì sao cần tách riêng. Đơn bị huỷ trước khi giao không làm hàng rời kho, nhưng đơn hoàn sau khi giao thì hàng đã đi rồi quay về, có khi về trong tình trạng không bán lại được. Nếu bảng chỉ có một trạng thái "huỷ" cho cả hai, tồn kho sẽ lệch theo cả hai chiều mà không ai biết vì sao.
Câu lệnh tách trạng thái. "Trang Chung có cột Trạng thái gồm: mới, đang giao, đã giao, huỷ trước giao, hoàn về. Viết công thức cho trang Xuat chỉ tính dòng đang giao và đã giao. Với dòng hoàn về, tạo dòng tương ứng ở trang Nhap có cột Lý do là hoàn hàng, số lượng bằng số lượng đơn." Nói rõ ngày ghi nhận hoàn là ngày hàng về kho, không phải ngày đặt.
Câu lệnh tách hàng hoàn bán lại được. "Thêm cột Tình trạng hàng hoàn với hai giá trị: bán lại được, hỏng. Chỉ hàng bán lại được cộng vào tồn; hàng hỏng đưa sang trang HangHong để xử lý riêng." Phần quyết định hàng nào bán lại được là việc của người kiểm hàng, bảng tính chỉ ghi nhận.
Cách kiểm. Đếm số dòng hoàn về trong kỳ trên trang Chung, so với số dòng có lý do hoàn hàng trên trang Nhap cộng trang HangHong; hai bên phải bằng nhau.
Mẫu chuẩn bị phiếu kiểm kê và nhập kết quả đếm
Kiểm kê là lúc bảng tính gặp thực tế. AI giúp chuẩn bị phiếu và nhập kết quả cho gọn; phần đếm vẫn là người đếm.
- "Từ trang Ton, tạo trang PhieuKiemKe sắp theo vị trí kệ rồi theo mã hàng, gồm cột Mã, Tên, Vị trí, Tồn sổ sách, Số đếm (để trống), Chênh lệch (công thức), Ghi chú." Sắp theo vị trí kệ để người đếm đi một vòng là xong.
- "Ẩn cột Tồn sổ sách khi in phiếu cho người đếm, để số đếm không bị ảnh hưởng bởi số trên sổ." Đây là thói quen tốt của nghề kho, AI không tự đề xuất nếu bạn không nhắc.
- "Viết công thức Chênh lệch chỉ hiện khi ô Số đếm đã có giá trị, để phân biệt chưa đếm với đếm ra không."
- "Lọc ra các mã chênh lệch khác không, sắp theo giá trị chênh lệch tuyệt đối nhân đơn giá, để đếm lại những mã ảnh hưởng nhiều nhất trước."
- "Sau khi chốt số đếm, tạo danh sách điều chỉnh tồn để người có thẩm quyền duyệt, chưa ghi đè vào trang Ton."
Bước cuối nhấn mạnh ranh giới: chênh lệch kiểm kê là chuyện nghiệp vụ, có thể liên quan hàng hỏng, hàng mất, ghi sai. Bảng tính chỉ trình bày, người có thẩm quyền quyết định điều chỉnh.
Giữ bảng bán hàng và kho không vỡ theo thời gian
Bảng tính kho hay vỡ vì ba thứ: mã hàng mới không được thêm vào danh mục trước khi nhập đơn, người nhập gõ tay mã thay vì chọn từ danh sách, và vùng công thức không giãn khi dữ liệu dài thêm. Hỏi AI cách khắc phục cả ba: "Thiết lập danh sách thả xuống cho cột Mã hàng ở trang Nhap và Xuat lấy từ trang SanPham, tự cập nhật khi thêm mã mới. Chuyển các vùng dữ liệu thành Bảng có tên để công thức tự giãn."
Với cửa hàng nhiều ca, nhiều người cùng nhập, bảng dùng chung trên mạng như Google Sheets tiện hơn tệp gửi qua lại, nhưng cần phân quyền: người bán chỉ nhập trang Xuat, thủ kho nhập trang Nhap, chỉ chủ cửa hàng sửa trang SanPham. Cách phân quyền và lịch sử phiên bản có trong danh mục Google Sheets và làm việc nhóm.
Cuối cùng, danh sách khách hàng đi kèm đơn là dữ liệu cá nhân. Khi dùng các câu lệnh ở trên, bạn chỉ cần đưa cho AI tiêu đề cột và vài dòng đã thay tên, số điện thoại, địa chỉ. Cấu trúc là thứ AI cần, còn khách của bạn ở lại trong tệp của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Gom đơn từ nhiều kênh có cần đưa tệp xuất thật cho AI không?
Không cần. Chỉ đưa dòng tiêu đề của từng tệp và mô tả mẫu chung để AI lập bảng ánh xạ, sau đó xin công thức hoặc cách gộp bằng Power Query. Dữ liệu đơn và thông tin khách ở lại trong máy.
Có nên đặt mã hàng riêng cho từng màu, từng cỡ không?
Nên, nếu bạn cần biết tồn kho chính xác theo màu, cỡ. Mã biến thể ghép mã gốc với chữ viết tắt màu và cỡ, không dấu, không khoảng trắng. Kiểm bảng viết tắt màu để không có hai màu trùng chữ.
Tồn kho trên bảng tính bị âm nghĩa là gì?
Tồn âm cho biết có lần xuất mà không có lần nhập tương ứng trên bảng: quên nhập phiếu, nhập sai mã biến thể hoặc hàng chuyển kho chưa ghi. Truy nguyên nhân và sửa ở phiếu gốc, đừng gõ đè số tồn.
Khi nào cửa hàng nên chuyển từ bảng tính sang phần mềm quản lý kho?
Khi có nhiều điểm bán, nhiều người cùng nhập liên tục, hoặc số mã hàng lớn đến mức bảng tính chậm và hay xung đột khi sửa. Bảng tính sạch, mã hàng thống nhất giúp việc chuyển sang phần mềm nhẹ nhàng hơn nhiều.
Vì sao nên ẩn số tồn sổ sách trên phiếu kiểm kê?
Người đếm thấy số trên sổ dễ bị ảnh hưởng, đếm qua loa rồi ghi theo số sổ. Ẩn cột đó khi in giúp số đếm phản ánh đúng thực tế trên kệ, và chênh lệch tìm được mới có giá trị.