Mã SKU là mã của đơn vị hàng nhỏ nhất mà cửa hàng đếm tồn riêng: với hàng có màu và cỡ, mỗi tổ hợp màu–cỡ của một mẫu là một SKU. Cách đặt bền nhất là tách hai lớp: mã mẫu cho kiểu dáng chung, mã biến thể ghép từ mã mẫu với mã màu và mã cỡ lấy từ danh mục, còn màu, cỡ vẫn lưu ở cột riêng để lọc. Mã của sàn, của nhà cung cấp và mã vạch là những mã khác, nối vào SKU qua một bảng đối chiếu.
Bài này dùng ví dụ giả định của một cửa hàng quần áo ở Thành phố Hồ Chí Minh bán tại quầy và trên hai sàn thương mại điện tử. Phần nguyên tắc chung về khoá định danh — vì sao không dùng tên làm mã — có bài riêng ở danh mục kiến thức nền của trang; ở đây đi thẳng vào cấu trúc bảng mẫu–biến thể, quy tắc ghép mã, mã bên ngoài và cách sinh mã hàng loạt.
SKU, mã mẫu và mã vạch: ba thứ hay bị gọi lẫn
Ở cửa hàng quần áo, nhân viên nói "mã áo này" có thể đang chỉ ba thứ khác nhau. Mã mẫu chỉ kiểu dáng: áo thun cổ tròn chất cotton dáng suông là một mẫu, dù có năm màu và năm cỡ. Mã biến thể, thường gọi là SKU (viết tắt tiếng Anh của đơn vị lưu kho), chỉ một tổ hợp cụ thể: áo thun cổ tròn màu trắng cỡ M. Tồn kho, đơn hàng và giá vốn đều đếm theo SKU, vì khách mua một chiếc trắng cỡ M chứ không mua "một mẫu".
Mã vạch là cách mã hoá một chuỗi thành vạch đen trắng để máy quét đọc. Nó có thể chứa chính SKU nội bộ, hoặc chứa một mã thương mại theo chuẩn quốc tế. Mã vạch không phải một loại mã mới mà là hình thức in của một mã đã có.
Gọi lẫn ba thứ này sinh ra lỗi rất cụ thể. Nếu bảng tồn kho chỉ có mã mẫu, cửa hàng biết còn ba mươi chiếc áo thun cổ tròn nhưng không biết còn cỡ M màu trắng hay không — đúng câu khách hỏi. Nếu ngược lại mỗi SKU được nhập như một sản phẩm độc lập không nối về mẫu, đổi mô tả chất liệu của mẫu phải sửa hai mươi lăm dòng, và không lọc được "mọi biến thể của mẫu này" để làm chương trình giảm giá.
Hai bảng: mẫu và biến thể
Thiết kế gọn là tách thông tin chung của kiểu dáng ra bảng mẫu, còn những gì riêng của từng tổ hợp vào bảng biến thể. Hai danh mục màu và cỡ là bảng nhỏ đi kèm.
| Bảng | Mỗi dòng là | Cột chính | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| mau_sp | Một kiểu dáng | ma_mau_sp, ten, chat_lieu, nhom_hang, mo_ta, dang_ban | Mô tả, chất liệu, ảnh chung ghi một lần ở đây |
| bien_the | Một tổ hợp màu–cỡ của một mẫu (SKU) | sku, ma_mau_sp, ma_mau_sac, ma_co, gia_niem_yet, dang_ban | Tồn kho, đơn hàng, phiếu nhập đều trỏ về cột sku |
| dm_mau_sac | Một màu | ma_mau_sac, ten_mau | Mã ngắn, ví dụ TRG cho trắng, DEN cho đen |
| dm_co | Một cỡ | ma_co, ten_co, thu_tu | Cột thứ tự để sắp S, M, L, XL đúng thay vì theo bảng chữ cái |
Giá để ở bảng biến thể vì nhiều cửa hàng bán cỡ lớn giá khác cỡ nhỏ; nếu mọi biến thể cùng giá, vẫn nên để ở đây để sau này không phải sửa thiết kế. Cột dang_ban có ở cả hai bảng: một mẫu còn bán nhưng màu cam đã ngừng nhập là chuyện thường. Hàng không có biến thể như thắt lưng một cỡ thì vẫn có một dòng biến thể duy nhất, để mọi bảng giao dịch luôn trỏ về cùng một loại mã.
Mã biến thể có nghĩa hay số thứ tự
Mã mẫu nên là số thứ tự có tiền tố. Riêng mã biến thể, cửa hàng có hai lựa chọn; bảng dưới so sánh với ví dụ giả định.
| Tiêu chí | Ghép có nghĩa (AT015-TRG-M) | Số thứ tự (BT00482) |
|---|---|---|
| Nhân viên kho đọc hiểu | Đọc là biết mẫu, màu, cỡ — soạn hàng nhanh | Phải tra bảng hoặc quét mã |
| Khi tên màu đổi | Mã vẫn đúng nếu dùng mã màu trung tính; sai nghĩa nếu mã chứa tên màu bán hàng | Không ảnh hưởng |
| Độ dài | Dài hơn, nhưng đều nếu thành phần có độ dài cố định | Ngắn, đều |
| Trùng mã | Khó trùng vì mỗi tổ hợp là duy nhất | Chỉ cần một nơi cấp số |
| Sàn thương mại điện tử | Dễ đối chiếu khi soạn đơn | Cần in kèm mô tả trên tem |
Với hàng thời trang, mã ghép có nghĩa thường thắng vì người soạn hàng đọc mã hằng ngày. Điều kiện để nó bền: thành phần ghép phải là mã lấy từ danh mục, không phải chữ gõ tay, và màu, cỡ vẫn được lưu ở cột riêng. Mã chỉ là cách viết gọn của tổ hợp, không phải nơi duy nhất chứa thông tin.
Quy tắc ghép mã biến thể
Thứ tự thành phần cố định. Luôn là mẫu, rồi màu, rồi cỡ, nối bằng gạch ngang. Không lúc AT015-M-TRG lúc AT015-TRG-M.
Mỗi thành phần có độ dài cố định. Mã mẫu đủ năm ký tự, mã màu ba ký tự, mã cỡ hai hoặc ba ký tự. Độ dài đều giúp sắp xếp đúng, nhìn qua là phát hiện mã gõ thiếu.
Mã màu là mã trung tính, không phải tên bán hàng. Màu "trắng kem" đổi tên thành "trắng sữa" trong đợt chụp ảnh mới thì tên hiển thị đổi, mã màu giữ nguyên. Đừng để tên quảng cáo chui vào mã.
Không dấu, không khoảng trắng, tránh ký tự dễ nhầm. Chữ in hoa không dấu và số; tránh chữ O cạnh số 0, chữ I cạnh số 1. Sàn và máy in tem đều xử lý được mã kiểu này.
Không nhét thông tin hay đổi. Giá, nhà cung cấp, mùa, năm nhập không thuộc về mã. Một mẫu bán lại mùa sau vẫn là mẫu cũ; nếu đổi chất liệu hay dáng thì đó là mẫu mới với mã mới.
Mã của sàn, nhà cung cấp và mã vạch: giữ bảng đối chiếu
Bán trên sàn, mỗi biến thể sẽ có thêm mã do sàn cấp; nhà cung cấp lại có mã hàng của họ. Đừng thay SKU nội bộ bằng những mã này. Mỗi sàn một kiểu, sàn có thể cấp mã mới khi bạn đăng lại sản phẩm, và nhà cung cấp có thể đổi mã khi đổi danh mục của họ. Hãy giữ một bảng đối chiếu ba cột: sku, tên kênh hoặc nhà cung cấp, mã phía bên kia. Khi gom đơn từ nhiều sàn về một bảng, đây là cầu nối duy nhất cần.
Nhiều sàn cho người bán tự nhập "mã SKU người bán" khi đăng sản phẩm. Điền đúng SKU nội bộ vào ô đó là cách đơn giản nhất để đơn tải về đã mang sẵn mã của bạn; tên và vị trí ô này khác nhau giữa các sàn và thay đổi theo thời gian, cần kiểm giao diện hiện hành.
Mã vạch thương mại in trên bao bì để bán qua hệ thống bán lẻ thường theo chuẩn của tổ chức GS1, và doanh nghiệp phải đăng ký để được cấp tiền tố riêng; điều kiện, thủ tục cần kiểm theo quy định hiện hành. Tem mã vạch dán nội bộ thì cửa hàng tự in từ SKU của mình, không cần đăng ký, nhưng không đưa ra ngoài làm mã thương mại vì dễ trùng với mã của doanh nghiệp khác.
Sinh mã biến thể hàng loạt bằng công thức
Một mẫu năm màu năm cỡ là hai mươi lăm SKU; năm trăm mẫu là vài nghìn dòng. Gõ tay là chắc sai. Trợ lý AI giúp viết công thức sinh tổ hợp, còn việc sinh mã chạy trong bảng tính của bạn.
- Chuẩn bị ba danh sách: mã mẫu cần sinh biến thể, mã màu của mẫu đó, mã cỡ của mẫu đó. Không cần gửi giá nhập hay tên nhà cung cấp cho AI.
- Gửi câu lệnh mẫu: "Trong Excel bản Microsoft 365, cột A trang mau chứa mã mẫu, trang mau_mau_sac chứa cặp mã mẫu và mã màu được bán, trang mau_co chứa cặp mã mẫu và mã cỡ. Viết công thức hoặc các bước tạo bảng mọi tổ hợp hợp lệ mẫu–màu–cỡ và cột sku dạng mẫu-màu-cỡ nối bằng gạch ngang. Nêu cách làm thay thế cho bản Excel không có mảng động."
- Với một dòng tổ hợp đã có, mã ghép đơn giản bằng công thức nối chuỗi như =A2&"-"&B2&"-"&C2; máy cài vùng Việt Nam không phải đổi dấu trong công thức này vì không có dấu phân cách đối số.
- Sinh xong, sao chép và dán dạng giá trị để mã đứng yên. Mã để nguyên công thức sẽ đổi theo khi ai đó sửa mã màu trong danh mục.
- Kiểm trùng bằng COUNTIF trên cột sku: mọi giá trị phải bằng 1. Đếm số SKU của vài mẫu bằng tay và so với số màu nhân số cỡ.
Không phải tổ hợp nào cũng có thật: mẫu áo trẻ em không có cỡ XL, màu đỏ chỉ có từ M trở lên. Đó là lý do nên sinh từ danh sách màu và cỡ theo từng mẫu, không nhân chéo toàn bộ danh mục.
Khi mẫu thêm màu, đổi cỡ hoặc ngừng bán
Mẫu có thêm màu mới thì thêm mã màu vào danh mục (nếu chưa có) và thêm dòng biến thể mới. Không sửa dòng cũ nào, không đổi số thứ tự gì. Đây là ưu điểm của cách ghép từ danh mục: thêm không bao giờ làm lệch cái đã có.
Biến thể ngừng nhập thì chuyển dang_ban sang không, không xoá. Đơn cũ, phiếu nhập cũ vẫn trỏ về SKU đó; xoá đi là các đơn cũ mất tên hàng. Đặc biệt không lấy lại mã của một biến thể đã ngừng cho một hàng khác, kể cả khi trông giống nhau — nếu chất liệu khác, đó là hàng khác và phải là mã khác, nếu không thì phản hồi của khách về lô cũ sẽ bị gán nhầm cho lô mới.
Khi chuyển từ bộ mã cũ sang bộ mã ghép mới, giữ cột sku_cu cạnh sku trong bảng biến thể thay vì ghi đè, chạy song song cho đến khi tem cũ trên kệ và chứng từ cũ không còn dùng. Đếm số mã khác nhau ở hai cột phải bằng nhau; mã nào không có cặp là mã bị bỏ sót.
Câu hỏi thường gặp
Hàng không có màu, cỡ có cần đặt mã SKU riêng không?
Có, nhưng SKU có thể chỉ là mã mẫu kèm một hậu tố cố định, hoặc trùng mã mẫu. Quan trọng là mọi bảng giao dịch đều trỏ về cùng một loại mã, để không phải viết hai cách tra cứu cho hai loại hàng.
Mã SKU nên dài bao nhiêu ký tự?
Đủ chứa mã mẫu, mã màu, mã cỡ với độ dài cố định, thường từ mười đến mười lăm ký tự kể cả gạch ngang. Mã quá dài khó in trên tem nhỏ và khó đọc khi soạn hàng; nếu vượt hai mươi ký tự nên xem lại có thành phần thừa không.
Có nên dùng mã SKU của nhà cung cấp cho tiện không?
Không nên. Nhà cung cấp có thể đổi mã, hai nhà cung cấp có thể trùng mã, và khi đổi nguồn hàng bạn sẽ phải đổi mã của chính mình. Lưu mã nhà cung cấp ở bảng đối chiếu.
Có thể dán danh sách sản phẩm cho AI tự đặt mã không?
Nên nhờ AI đề xuất quy tắc và viết công thức, rồi chạy công thức trên máy. Danh sách dài dán vào chatbot dễ bị bỏ sót hoặc lặp dòng, và có thể kèm thông tin kinh doanh như giá nhập không nên đưa ra ngoài.
Cùng một mẫu nhập từ hai xưởng khác nhau thì dùng chung SKU không?
Nếu hàng giống hệt về chất liệu, kích thước và khách không phân biệt được, có thể dùng chung SKU và ghi nguồn ở phiếu nhập. Nếu chất lượng khác nhau đáng kể, nên tách thành mẫu khác để theo dõi đổi trả riêng.
Đổi tên màu trên sàn có phải đổi mã SKU không?
Không. Tên hiển thị trên sàn là chữ, có thể đổi tuỳ ý; mã màu trong SKU là mã trung tính lấy từ danh mục. Chỉ khi màu thật sự khác thì mới thêm mã màu mới.