Muốn so sánh báo giá của nhiều nhà cung cấp cho công bằng, bạn phải đưa chúng về cùng một mặt bằng: cùng mã hàng nội bộ, cùng đơn vị tính, cùng điều kiện giá (đã gồm thuế hay chưa, đã gồm vận chuyển hay chưa, giao ở đâu, hiệu lực đến khi nào). Bảng so sánh dựng vội từ những con số in đậm trên từng báo giá thường so táo với cam, vì nhà cung cấp này báo theo thùng, nhà kia báo theo cái, nơi này đã gồm thuế, nơi kia chưa.
AI giúp nhân viên mua hàng ở chỗ tốn sức nhất: đọc báo giá dạng PDF, ảnh chụp, nội dung thư thành bảng, rồi ánh xạ tên hàng của từng nhà cung cấp sang mã hàng của công ty. Bài này đi theo quy trình từ khi nhận báo giá đến khi có bảng so sánh sạch. Việc chọn nhà cung cấp, đàm phán, phê duyệt là quyết định nghiệp vụ, không thuộc phạm vi bài. Mọi con số là ví dụ giả định.
Vì sao bảng so sánh báo giá hay sai
Lỗi thứ nhất là đơn vị tính. Một nhà cung cấp báo giá găng tay theo hộp một trăm chiếc, một nhà báo theo thùng mười hộp, nhà thứ ba báo theo đôi. Đặt ba con số cạnh nhau, con số nhỏ nhất chưa chắc đã rẻ nhất. Lỗi thứ hai là tên hàng: cùng một quy cách vật tư, mỗi nhà gọi một tên, thêm bớt thông số; người lập bảng đối chiếu theo trí nhớ và dễ ghép nhầm hai quy cách gần giống nhau.
Lỗi thứ ba khó thấy hơn: điều kiện đi kèm giá. Giá đã gồm thuế giá trị gia tăng hay chưa, giao tại kho người bán hay tại nhà máy người mua, thanh toán trước hay sau, số lượng tối thiểu bao nhiêu, báo giá hết hiệu lực khi nào. Những điều kiện này thường nằm ở dòng chữ nhỏ cuối trang, và một bảng so sánh bỏ qua chúng có thể đảo ngược kết luận.
Cả ba lỗi đều là lỗi dữ liệu, không phải lỗi nghiệp vụ. Chúng được giải quyết bằng cấu trúc bảng đúng và các bảng ánh xạ, đúng loại việc AI hỗ trợ tốt.
Cấu trúc bảng báo giá chuẩn
Mỗi dòng là một mặt hàng trong một báo giá của một nhà cung cấp. Ba báo giá cho cùng mười mặt hàng sẽ thành ba mươi dòng, xếp dọc, không xếp mỗi nhà cung cấp một cột. Dạng dọc này lọc, tra và kiểm dễ hơn nhiều; bảng so sánh ngang sẽ được dựng từ nó ở bước cuối.
| Cột | Nội dung | Ghi chú |
|---|---|---|
| SoBaoGia, NhaCungCap, NgayBaoGia, HieuLucDen | Thông tin chung của báo giá | Lặp lại trên mọi dòng của cùng báo giá |
| TenHangNCC, QuyCachNCC | Nguyên văn tên và quy cách trên báo giá | Giữ nguyên để đối chiếu khi cần |
| MaHangNoiBo | Mã hàng của công ty | Tra từ bảng ánh xạ, không gõ tay |
| DonViNCC, SoLuongMoiDonVi, DonGiaNCC | Đơn vị và giá theo cách nhà cung cấp báo | Ví dụ giả định: hộp, 100, đơn giá một hộp |
| DonGiaQuyDoi | Giá trên một đơn vị chuẩn của công ty | Công thức, không gõ tay |
| GomThue, GomVanChuyen, DiaDiemGiao, SoLuongToiThieu | Điều kiện đi kèm giá | Chọn từ danh sách, để trống nếu báo giá không ghi |
Ô điều kiện để trống khi báo giá không ghi là có chủ ý. Trống nghĩa là “chưa rõ, cần hỏi lại”, khác với “không”. Một cột đếm số ô điều kiện còn trống cho mỗi báo giá giúp bạn biết cần gọi lại nhà cung cấp nào trước khi trình.
Dùng AI đọc báo giá PDF, ảnh chụp và nội dung thư
Báo giá đến bằng đủ đường: tệp PDF đính kèm, ảnh chụp bản in, bảng dán thẳng trong thư, tin nhắn. Quy trình chung để đưa chúng vào bảng chuẩn:
- Kiểm báo giá có chứa thông tin gì mà công ty coi là bí mật không, ví dụ giá đặc biệt dành riêng hay điều khoản cam kết không tiết lộ. Nếu có, chỉ dùng công cụ AI đã được công ty duyệt, hoặc tự nhập tay.
- Đưa tệp vào công cụ AI đọc được PDF hoặc ảnh, kèm câu lệnh nêu đúng các cột bạn cần theo thứ tự. Gợi ý: “Trích bảng hàng hoá trong báo giá này thành các cột: tên hàng nguyên văn, quy cách nguyên văn, đơn vị tính, số lượng mỗi đơn vị nếu có, đơn giá. Giữ nguyên chữ và số như trong tệp, không làm tròn, không đổi đơn vị. Sau bảng, liệt kê riêng mọi điều kiện về thuế, vận chuyển, địa điểm giao, thanh toán, hiệu lực mà báo giá có ghi.”
- Đếm số dòng AI trả về so với số dòng hàng trên báo giá. Cộng cột thành tiền nếu báo giá có tổng, so với con số tổng in trên báo giá.
- Đọc lại những ô số có nhiều chữ số và ô có dấu ngăn hàng nghìn: AI có thể đọc dấu chấm ngăn nghìn thành dấu thập phân hoặc ngược lại, nhất là với báo giá của nhà cung cấp nước ngoài.
- Dán kết quả vào bảng chuẩn, điền các cột chung (số báo giá, nhà cung cấp, ngày) và các cột điều kiện theo phần AI liệt kê, đối chiếu lại với bản gốc.
- Lưu tệp báo giá gốc trong thư mục chung, tên tệp gồm nhà cung cấp và ngày, để mọi dòng trong bảng truy về được nguồn.
Ánh xạ tên hàng sang mã nội bộ và quy đổi đơn vị
Đây là bước quyết định độ đúng của bảng so sánh, và cũng là bước nên làm một lần thật kỹ rồi dùng lại.
- Lập bảng ánh xạ riêng gồm NhaCungCap, TenHangNCC, QuyCachNCC, MaHangNoiBo, HeSoQuyDoi. Lần đầu bạn tự gán; những lần sau, cột MaHangNoiBo trong bảng báo giá được tra tự động từ đây bằng XLOOKUP theo cặp nhà cung cấp và tên hàng.
- Nhờ AI đề xuất ánh xạ cho các dòng mới chưa có trong bảng: dán danh mục hàng nội bộ (mã, tên, quy cách) và danh sách tên hàng mới của nhà cung cấp, yêu cầu ghép kèm mức độ chắc chắn và lý do. Đọc kỹ những cặp AI ghi là không chắc.
- Không chấp nhận ghép khi quy cách lệch, dù tên giống. Hai loại ốc vít cùng tên khác đường kính, hai loại giấy cùng khổ khác định lượng là hai mặt hàng khác nhau.
- Hệ số quy đổi đưa đơn vị của nhà cung cấp về đơn vị chuẩn của công ty. Ví dụ giả định: đơn vị chuẩn là chiếc, nhà cung cấp báo theo hộp một trăm chiếc thì hệ số là 100, và đơn giá quy đổi bằng đơn giá hộp chia 100.
- Đưa thêm một cột điều chỉnh thuế: nếu công ty so sánh theo giá chưa thuế mà báo giá ghi đã gồm thuế, cột này đưa về cùng mặt bằng theo thuế suất áp dụng cho mặt hàng đó, do kế toán xác nhận.
Bảng ánh xạ là tài sản của phòng mua hàng. Khi nhân viên thay đổi, người mới không phải học lại từ đầu tên gọi riêng của từng nhà cung cấp.
Dựng bảng so sánh từ bảng dọc
Dùng Pivot hoặc hàm lọc để xoay bảng. Từ bảng dọc đã có mã hàng và đơn giá quy đổi, tạo bảng Pivot với dòng là mã hàng, cột là nhà cung cấp, giá trị là đơn giá quy đổi. Với Excel bản mới, có thể dùng thêm các hàm mảng động; hỏi AI theo đúng phiên bản bạn có.
Đặt các cột điều kiện ngay bên cạnh. Bảng so sánh chỉ có giá là bảng thiếu. Thêm hàng hoặc ghi chú cho mỗi nhà cung cấp: đã gồm vận chuyển chưa, hiệu lực đến ngày nào, số lượng tối thiểu. Người duyệt cần thấy những điều này cùng lúc với giá.
Đánh dấu báo giá hết hiệu lực. Conditional Formatting tô màu những báo giá có ngày hiệu lực đã qua so với ngày dự kiến đặt hàng. Một báo giá hết hạn không còn là căn cứ so sánh.
Không để AI tự kết luận chọn ai. Bạn có thể nhờ AI rà bảng tìm điểm bất thường, như đơn giá quy đổi chênh lệch quá xa giữa các nhà cung cấp, thường là dấu hiệu sai hệ số quy đổi chứ không phải giá thật rẻ. Nhưng việc chọn nhà cung cấp còn phụ thuộc chất lượng, uy tín giao hàng, công nợ, những thứ không nằm trong bảng.
Kiểm bảng trước khi trình duyệt
Bảng so sánh sẽ được người khác dùng để quyết định chi tiền, nên đáng dành mười lăm phút kiểm trước khi gửi. Các phép kiểm dưới đây phần lớn là công thức có sẵn, đặt ở một trang Kiemtra.
- Mọi dòng đều có mã hàng nội bộ: đếm ô trống ở cột MaHangNoiBo bằng COUNTBLANK. Dòng chưa gán mã sẽ biến mất khỏi Pivot mà không ai hay.
- Mọi dòng đều có hệ số quy đổi lớn hơn 0. Hệ số trống làm đơn giá quy đổi thành lỗi chia cho 0 hoặc thành 0, nhìn như rẻ bất thường.
- Mỗi mặt hàng cần so có ít nhất hai báo giá còn hiệu lực. Mặt hàng chỉ có một báo giá ghi rõ là chưa có căn cứ so sánh.
- Đơn giá quy đổi của cùng một mã chênh nhau nhiều lần giữa các nhà cung cấp: mở báo giá gốc kiểm lại đơn vị và hệ số trước khi tin.
- Số ô điều kiện còn trống của mỗi nhà cung cấp: nếu còn nhiều, hỏi lại nhà cung cấp trước khi trình.
- Ghi ngày lập bảng, người lập, danh sách báo giá đã dùng ở đầu trang so sánh.
Một bảng kèm phần kiểm tra minh bạch giúp người duyệt tập trung vào câu hỏi nghiệp vụ thay vì phải dò lại số liệu.
Giữ dữ liệu mua hàng gọn qua nhiều đợt
Phòng mua hàng nhận báo giá liên tục, và giá trị thật của bảng dọc là lịch sử. Sau vài đợt, bạn có một kho báo giá đã chuẩn hoá: mặt hàng nào từng được ai báo giá, đơn vị gì, điều kiện ra sao. Khi cần hỏi giá lại, bạn biết ngay nên gửi yêu cầu cho những ai và đối chiếu với lần trước thế nào.
Để kho này không mục dần: mỗi đợt dán vào cùng một bảng, không tạo tệp mới mỗi đợt; không sửa dòng cũ khi nhà cung cấp gửi báo giá điều chỉnh, mà thêm dòng mới với số báo giá mới và ghi chú thay thế báo giá nào; định kỳ rà bảng ánh xạ xem có tên hàng nào chưa được gán mã.
Báo giá là thông tin thương mại của đối tác và của chính công ty. Phân quyền tệp theo đúng người cần xem, không gửi bảng so sánh có tên nhà cung cấp cho nhà cung cấp khác. Muốn đọc xu hướng giá theo thời gian, so sánh chi phí theo quý hay lập báo cáo tiết kiệm, đó là bước phân tích, có ở trang AI Phân Tích.
Câu hỏi thường gặp
AI đọc báo giá PDF có chính xác không?
Với PDF tạo từ máy tính, AI đọc khá chính xác phần bảng; với ảnh chụp bản in hoặc chữ viết tay thì sai nhiều hơn. Trong mọi trường hợp, đếm số dòng, cộng tổng và đọc lại các ô số lớn trước khi dùng.
Nhà cung cấp gửi báo giá trong nội dung thư thì làm sao?
Chép phần bảng trong thư vào công cụ AI với câu lệnh trích cột như với PDF. Bỏ chữ ký, thông tin liên hệ của người gửi nếu không cần. Lưu thư gốc trong thư mục báo giá để đối chiếu.
Có nên để mỗi nhà cung cấp một cột ngay từ đầu cho dễ nhìn?
Không nên lưu theo dạng đó. Bảng ngang dễ nhìn nhưng khó thêm nhà cung cấp, khó lưu điều kiện, khó tra lịch sử. Lưu dạng dọc, rồi xoay thành bảng ngang bằng Pivot khi cần trình.
Giá có điều kiện bậc thang theo số lượng thì nhập thế nào?
Mỗi bậc là một dòng, thêm cột số lượng từ và số lượng đến. Khi so sánh, lọc theo bậc ứng với số lượng dự kiến đặt hàng, để không so giá bậc cao nhất của nhà này với giá lẻ của nhà kia.
Báo giá bằng ngoại tệ có cần quy đổi trong bảng không?
Ghi đơn giá nguyên tệ và mã tiền tệ ở hai cột riêng. Nếu cần quy đổi để so sánh, dùng một tỷ giá do bộ phận kế toán chốt cho đợt đó, ghi rõ ngày và nguồn tỷ giá trong bảng.