Google Sheets có ba vai trò chia sẻ chính: người xem chỉ đọc, người nhận xét đọc và để lại bình luận, người chỉnh sửa được thay đổi nội dung. Bên trong một tệp, tính năng bảo vệ trang tính và dải ô cho phép khoá thêm những vùng mà ngay cả người chỉnh sửa cũng không được sửa. Hai lớp này kết hợp lại là đủ cho phần lớn bảng dùng chung ở văn phòng và cửa hàng nhỏ.
Vấn đề thường không nằm ở chỗ thiếu tính năng mà ở chỗ chia sẻ theo thói quen: gửi đường liên kết cho bất kỳ ai, cho cả phòng quyền sửa cho tiện, ẩn trang tính và nghĩ là đã giấu. Bài này đi qua cách chọn vai trò, cách khoá đúng chỗ, các chỗ hở hay gặp và một quy trình rà quyền định kỳ có thể nhờ AI soạn danh mục kiểm.
Ba vai trò và việc mỗi vai trò làm được
Trước khi bấm chia sẻ, nghĩ về việc người nhận cần làm, không phải mức độ tin tưởng. Người bạn tin nhất cũng không cần quyền sửa nếu họ chỉ cần đọc số.
| Vai trò | Làm được | Không làm được | Hợp với |
|---|---|---|---|
| Người xem | Đọc, lọc tạm bằng chế độ xem bộ lọc của riêng mình | Sửa ô, thêm bình luận, xem lịch sử phiên bản | Sếp xem báo cáo, đối tác xem bảng giá đã duyệt |
| Người nhận xét | Đọc, bình luận, đề xuất | Sửa ô | Người duyệt số liệu, kế toán soát bảng của kho |
| Người chỉnh sửa | Sửa nội dung, thêm trang tính, xem lịch sử phiên bản, mặc định được chia sẻ tiếp | Sửa vùng đã bảo vệ nếu không có tên trong danh sách | Người trực tiếp nhập liệu, người quản lý bảng |
| Chủ sở hữu | Mọi thứ, kể cả xoá tệp và chuyển quyền sở hữu | Không bị chặn bởi bảo vệ dải ô | Một tài khoản của công ty, không phải tài khoản cá nhân nhân viên |
Mặc định, người chỉnh sửa có thể chia sẻ tệp cho người khác và đổi quyền. Trong phần cài đặt của hộp thoại chia sẻ, bạn có thể tắt quyền này để chỉ chủ sở hữu quyết định ai được vào. Cũng trong phần đó có lựa chọn cho phép hay không cho phép người xem và người nhận xét thấy nút tải xuống, in và sao chép. Tắt đi giúp hạn chế, nhưng không ngăn được người cố tình chụp màn hình hay gõ lại.
Bảo vệ trang tính và dải ô: khoá đúng chỗ
Trong một bảng nhiều người cùng sửa, luôn có những vùng không nên ai đụng vào: dòng tiêu đề, cột công thức, trang danh mục giá. Tính năng bảo vệ nằm trong menu Dữ liệu, mục bảo vệ trang tính và dải ô.
- Chọn vùng cần khoá, ví dụ dòng tiêu đề hoặc cả cột công thức thành tiền. Với trang danh mục, chọn khoá cả trang tính, có thể trừ ra một vài ô được phép sửa.
- Đặt mô tả cho vùng bảo vệ, ví dụ cột công thức, không sửa tay. Mô tả hiện ra khi ai đó định sửa, giúp họ hiểu lý do.
- Chọn mức bảo vệ. Mức chỉ hiển thị cảnh báo cho phép sửa nhưng hỏi lại trước; hợp với vùng thỉnh thoảng cần sửa. Mức giới hạn người được sửa chỉ cho những tài khoản bạn chọn.
- Với mức giới hạn, chọn đúng người được sửa: thường là chủ tệp và một người quản lý bảng. Đừng thêm cả phòng vào danh sách, vì như vậy bảo vệ mất ý nghĩa.
- Thử bằng một tài khoản chỉnh sửa khác hoặc nhờ đồng nghiệp sửa thử một ô trong vùng khoá, xác nhận bị chặn hoặc bị cảnh báo đúng như ý.
- Ghi danh sách vùng bảo vệ vào trang ghi chú của tệp. Khi bảng thêm cột mới, nhớ mở rộng vùng bảo vệ tương ứng.
Bảo vệ dải ô chỉ chống sửa nhầm và sửa ngoài phận sự trong số người đã có quyền chỉnh sửa. Nó không giấu dữ liệu: ai mở được tệp đều đọc được vùng đã khoá. Muốn giấu, phải tách dữ liệu sang tệp khác.
Những chỗ hở hay gặp khi chia sẻ bảng tính
Bất kỳ ai có đường liên kết. Lựa chọn này nghĩa là ai cầm được đường liên kết đều mở được, không cần đăng nhập đúng tài khoản. Đường liên kết dán vào nhóm chat, chuyển tiếp qua vài người, rồi nằm ở những nơi bạn không biết. Với tệp có dữ liệu khách hàng hay nhân sự, chọn chế độ hạn chế, chỉ người được thêm tên mới mở được.
Ẩn trang tính không phải là giấu. Trang tính bị ẩn vẫn nằm trong tệp. Người chỉnh sửa bỏ ẩn được bằng một cú nhấp; người được tải xuống hoặc tạo bản sao cũng có thể thấy nội dung. Bảng lương để ẩn trong tệp chung là bảng lương đang được chia sẻ.
Kết nối IMPORTRANGE từ tệp khác. Nếu tệp của bạn đã từng được cho phép kết nối với một tệp khác, người có quyền sửa tệp kia có thể kéo dữ liệu từ tệp của bạn. Rà các kết nối này khi phân quyền lại; chi tiết có trong bài IMPORTRANGE cùng danh mục.
Tệp do tài khoản cá nhân của nhân viên sở hữu. Bảng quan trọng của công ty do nhân viên tạo bằng Gmail riêng, khi người đó nghỉ việc, quyền sở hữu đi theo họ. Bảng nên được tạo trong thư mục dùng chung của công ty, hoặc chuyển quyền sở hữu sang tài khoản công ty ngay từ đầu.
Xuất bản lên web. Tính năng xuất bản lên web tạo một bản công khai của trang tính, tách biệt với chia sẻ thường. Có tệp đã tắt chia sẻ đường liên kết nhưng vẫn còn bản xuất bản quên tắt. Kiểm cả mục này khi rà quyền.
Người cũ còn quyền. Nhân viên chuyển bộ phận, cộng tác viên hết hợp đồng, đối tác ngừng hợp tác vẫn còn tên trong danh sách chia sẻ hàng tháng sau. Một số loại tài khoản cho đặt ngày hết hạn quyền truy cập; nếu tài khoản bạn có tính năng này, dùng nó cho người ngoài công ty.
Chia sẻ với người ngoài công ty: đối tác, cộng tác viên, kế toán dịch vụ
Tạo tệp riêng cho người ngoài. Đối tác, cộng tác viên hay đơn vị kế toán thuê ngoài chỉ nên mở một tệp chứa đúng phần họ cần, sao ra hoặc kéo về từ tệp nội bộ. Không chia sẻ thẳng tệp nội bộ rồi dặn họ chỉ xem trang này; dặn miệng không phải là phân quyền.
Ưu tiên quyền nhận xét thay cho quyền sửa. Khi cần đối tác xác nhận số liệu, quyền nhận xét đủ để họ ghi chú vào từng ô mà không thay đổi dữ liệu của bạn. Người nội bộ đọc bình luận rồi tự sửa, mọi thay đổi vẫn do người trong công ty thực hiện và để lại dấu vết.
Thêm đúng địa chỉ, không gửi đường liên kết mở. Thêm tên tài khoản của người nhận vào danh sách chia sẻ, giữ chế độ truy cập chung là hạn chế. Nếu họ báo không mở được vì dùng tài khoản khác, thêm đúng tài khoản họ dùng, đừng chuyển sang chế độ bất kỳ ai có đường liên kết cho nhanh.
Đặt thời hạn và người chịu trách nhiệm. Mỗi lần chia sẻ ra ngoài, ghi vào trang ghi chú: chia cho ai, vì việc gì, đến khi nào, ai trong công ty phụ trách gỡ quyền. Nếu tài khoản của bạn hỗ trợ ngày hết hạn quyền truy cập, đặt luôn ngày đó.
Gỡ quyền khi xong việc. Kết thúc hợp đồng, xong mùa quyết toán, đổi đơn vị dịch vụ là lúc gỡ quyền, không phải chờ đến lần rà quý. Nhờ AI soạn một mẫu tin nhắn báo đối tác về việc gỡ quyền và lưu dữ liệu họ cần trước hạn cũng là cách giữ quan hệ êm.
Thiết kế tệp theo quyền thay vì phân quyền cho một tệp ôm hết
Cách bền nhất để phân quyền đúng là tách tệp theo nhóm người cần đọc. Một cửa hàng nhỏ thường cần ít nhất ba lớp: tệp nhập liệu hằng ngày cho nhân viên bán hàng, tệp quản lý có giá vốn và công nợ cho chủ cửa hàng và kế toán, tệp nhân sự có lương và hồ sơ chỉ chủ cửa hàng mở. Tệp quản lý có thể đọc từ tệp nhập liệu, nhưng không bao giờ ngược lại.
Khi mọi thứ dồn vào một tệp với hai mươi trang tính, bạn sẽ phải chọn giữa cho nhân viên quyền sửa cả tệp, nghĩa là họ thấy giá vốn và lương, hoặc không cho ai sửa, nghĩa là chủ cửa hàng tự nhập tất cả. Tách tệp loại bỏ lựa chọn khó chịu đó. Chi phí là phải nối dữ liệu giữa các tệp, thường bằng IMPORTRANGE hoặc QUERY, và phải giữ cấu trúc cột ổn định.
Nếu bạn chưa biết tách thế nào, có thể mô tả cho AI danh sách các trang tính hiện có, mỗi trang chứa gì, ai cần đọc, ai cần sửa, và nhờ nó đề xuất cách chia tệp. Mô tả bằng tên trang và loại dữ liệu, không cần dán dữ liệu thật. Đề xuất của AI là điểm khởi đầu; người quyết định là bạn, vì chỉ bạn biết ai trong cửa hàng thực sự cần thấy gì.
Danh mục rà quyền mỗi quý
Rà quyền là việc dễ bỏ qua vì không có gì hỏng ngay. Đặt lịch mỗi quý một lần, mỗi tệp quan trọng mất khoảng mười phút với danh mục sau. Bạn có thể nhờ AI chuyển danh mục này thành bảng kiểm có cột ngày rà và người rà để lưu lại.
- Mở hộp thoại chia sẻ, đọc từng tên: người này còn làm việc với công ty không, còn cần quyền này không.
- Kiểm chế độ truy cập chung: đang là hạn chế, trong tổ chức, hay bất kỳ ai có đường liên kết.
- Kiểm cài đặt người chỉnh sửa có được chia sẻ tiếp không, người xem có được tải xuống không.
- Kiểm xem tệp có đang được xuất bản lên web không.
- Mở danh sách vùng bảo vệ, xem còn đúng với cấu trúc bảng hiện tại không.
- Tìm các trang tính bị ẩn và tự hỏi chúng có nên nằm trong tệp này không.
- Kiểm chủ sở hữu tệp là tài khoản công ty.
- Ghi ngày rà, người rà, thay đổi đã làm vào trang ghi chú của tệp.
Phần nguyên tắc rộng hơn về bảo mật tài khoản, mật khẩu, xác thực hai lớp và quy định dữ liệu cá nhân nằm ở trang AI Bảo Mật. Bài này chỉ bàn phần quyền trong bảng tính.
Câu hỏi thường gặp
Người xem có thấy được lịch sử phiên bản của bảng không?
Thông thường không. Lịch sử phiên bản dành cho người có quyền chỉnh sửa. Đây cũng là một lý do để cho đối tác quyền xem thay vì quyền sửa: họ chỉ thấy trạng thái hiện tại, không thấy các con số đã bị sửa qua từng lần.
Khoá ô bằng bảo vệ dải ô có chặn được người xem không?
Người xem vốn đã không sửa được gì, nên bảo vệ dải ô không có tác dụng thêm với họ. Bảo vệ chỉ có ý nghĩa với người chỉnh sửa. Còn việc đọc thì không vùng bảo vệ nào chặn được; muốn giấu phải tách sang tệp khác.
Chuyển quyền sở hữu tệp sang tài khoản công ty thế nào?
Chủ sở hữu hiện tại mở hộp thoại chia sẻ, chọn người nhận và chọn chuyển quyền sở hữu; người nhận phải chấp nhận. Một số trường hợp giữa các loại tài khoản có giới hạn riêng, nên kiểm hướng dẫn hiện hành. Làm việc này trước khi nhân viên nghỉ, không phải sau.
Tắt quyền tải xuống có ngăn được việc sao chép dữ liệu không?
Chỉ hạn chế được thao tác dễ. Người xem vẫn có thể chụp màn hình hoặc gõ lại. Tắt tải xuống phù hợp để giảm phát tán vô ý, không phải biện pháp bảo vệ dữ liệu thật sự nhạy cảm; dữ liệu đó không nên được chia sẻ ngay từ đầu.
Nhân viên cần lọc bảng mà không làm rối người khác thì làm sao?
Dùng chế độ xem bộ lọc. Mỗi người tạo bộ lọc của riêng mình, chỉ ảnh hưởng đến cách họ nhìn bảng, người khác vẫn thấy bảng nguyên trạng. Cách này đặc biệt cần trong bảng dùng chung, vì bộ lọc thường áp cho tất cả mọi người đang mở tệp.
Có nên cho cả phòng quyền chỉnh sửa để tiện làm việc không?
Chỉ khi cả phòng thật sự cần nhập dữ liệu vào tệp đó. Nếu phần lớn chỉ cần đọc, cho quyền xem và giữ quyền sửa cho vài người. Với bảng cần nhiều người nhập, cân nhắc dùng biểu mẫu để họ gửi dữ liệu mà không cần quyền sửa bảng.